• Ситуация

    Часто управление закупками, контрактами, бюджетом проекта находится в отдельном контуре от процессов управления проектами в силу различных причин, а у пользователей Microsoft Project Server - практически всегда в разных системах. Не секрет, что это тесно связанные группы процессов и для эффективного управления проектами необходим оперативный и структурированный обмен данными. Во многих случаях этот процесс организован "вручную" и найти быстрый ответ на простые и важные вопросы бывает невозможно:
    • На какой стадии та или иная процедура? Кто тормозит процесс?
    • Как именно эта закупка или даже эта операция в закупочном процессе повлияет на проект? Когда мы сможем начать работы?
    • Как изменится объем финансирования (оплаты) и объем освоения (акты) в случае отклонения по этой задаче?
    • За счет каких работ и поставок я смогу «ужать» бюджет проекта, и как это скажется на результате?
  • Решение

    Систематизировать данные каждого функционального направления:
    • Выделить шаблоны закупочной деятельности и контрактации для всех проектов с указанием реальной длительности или нормативной в соответствии с нормативной документацией.
    • Выделить шаблоны типовых финансовых условий договоров.
    • Выделить типовые роли ответственных за операции по закупке, контрактации, взаиморасчетам.
    На стадии планирования проекта использовать конструктор, который за считанные минуты будет объединять все компоненты и создавать календарно-сетевой график, в котором будут увязаны шаги по закупке, контрактации и взаиморасчетам в привязке к графикам проекта.
  • Ваши преимущества

    Для руководителей проектов, работников проектного офиса:
    • Формирование и отслеживание бюджета движения денежных средств в проекте (финансирование и освоение) и в программе/портфеле;
    • Моделирование финансирования и освоения денежных средств по проектам, балансировка в рамках программы/портфеля;
    • Планирование проекта с учетом конкурсных процедур в соответствии с ФЗ и планирование контрактации в соответствии с нормативной документации компании;
    • Отслеживание хода организационных процедур по закупкам, контрактации проекта, программы/портфеля. Оценка влияния организационных процедур на проект.
    Для планировщиков проектов снижение загрузки в разы.
  • Возможности

    В дополнение к базовым шаблонам по 223-ФЗ, а также базовым финансовым условиям контрактов мы сможем настроить новые, которые будут соответствовать требованиям Вашей нормативной документации.

Как это работает

Надстройка создает новый календарно-сетевой график, в который с помощью конструктора добавляются закупочные лоты или договоры. Каждый лот/договор в зависимости от выбранных условий (способ закупки, уровень комиссии и др.) включает перечень контрольных точек из шаблона: от подготовки требований до заключения договора с учетом процедур согласования. Длительности выставляются в соответствии с нормативной документацией. По всем контрольным точкам нового календарно-сетевого графика проставляются ответственные из шаблона. Также к каждому лоту/договору привязывается набор этапов со стоимостными показателями и финансовые события (акт, платеж) в соответствии с типовыми финансовыми условиями. Таким образом, новый календарно-сетевой график взаиморасчетов и контрактации (ВиК) становится составной частью системы графиков проекта. То есть можно моделировать бюджет в зависимости от сроков реализации проекта, начало и завершение работ в зависимости от длительности закупки и контрактации. А также отслеживать исполнение нового календарно-сетевого графика ВиК.