Проблема


  • Планы мероприятий по минимизации отклонений и избежания рисков не всегда "укладываются" в календарно-сетевые графики и остаются в формате поручений протоколов совещаний. С учетом числа подобных протоколов по "среднему" проекту, отслеживание их исполнения становится трудозатратной задачей. Некоторые поручения вовсе теряются в документообороте, по многим сложно понять к каким задачам проекта они имеют отношение и на что влияют, некоторые сформулированы на столько не понятно, что хочется просто вычеркнуть это поручение. Такое положение дел часто подталкивает руководителей проектов к упрощенной, менее точной и менее качественной методике работы с рисками проектов.
  • Доведение до сведения ответственных за исполнение поручений, сбор факта исполнения поручений, не говоря уже об его подтверждении, становится объемной задачей, на которую можно нанимать отдельного человека.
  • В рамках процессов управления программой и портфелем аналогично проектам возникает масса поручений, работа с которыми также затруднена в виду большого объема и оторванности от объекта управления.
  • В случае работы с рисками на уровне программы или портфеля, в выборку вместе с поручениями высокого уровня попадают и поручения самого низкого уровня (например, заключить дополнительное соглашение и купить на рыке электроды для сварки)

Решение


  • Выделить иерархическую структуру всех поручений по проектам, программам, портфелю, другим объектам управления.
  • Разработать требования к созданию, отчету и подтверждению факта поручений.
  • Разработать требования к фильтру поручений между уровнями иерархической структуры.
  • Собрать все поручения в единый журнал.
  • Возможности

    • Журнал поручений единый для всей системы.
    • Управление поручениями интегрировано в процессы управления задачами. Задания на выполнение работ выдается вместе с поручениями, факт по задачам и его подтверждение осуществляется вместе с поручениями.
    • Фильтр поручений по проектным ролям и связи с объектом управления. Поручения низкого уровня не показываются в отчетности по портфелю проектов вместе с поручениями высокого уровня.
    • Новые поручения могут добавляться из заданий, выданных ранее членам команды, отчетов о ходе проектов, минимизируя "двойной ввод данных".
    • Автоматическая проверка корректности поручений.
    • Отслеживание исполнительской дисциплины.